A arte de administrar o tempo (matéria de capa) - Revista Amanhã Vivemos a era da competição, uma competição patológica. Somos uma geração de neuróticos que teve de ampliar absurdamente seus horários de trabalho para sobreviver no mundo dos negócios.” Não há como contestar o parecer do cardiologista Fernando Lucchese, autor de diversos livros sobre como ter uma vida saudável e livre do estresse. Dia após dia, a busca por um lugar ao sol na economia globalizada força as pessoas a abrir mão das horas de lazer e sono para dedicá-las à rotina estafante do trabalho. Talvez o problema nem pareça assim tão sério – quem nunca varou as madrugadas para concluir um relatório ou uma apresentação à diretoria da empresa, por exemplo? Mas essa invasão das pendências do escritório na rotina pessoal é a causa de uma frustração que, se não tratada, pode levar a depressão, hipertensão, insônia e distúrbios digestivos. Em casos mais extremos, gera isolamento e tensão na família. Seu nome: “falta de tempo”. Tratar desse mal não é tarefa das mais fáceis. O dr. Lucchese, por exemplo, costuma dizer que o ideal seria se as pessoas dividissem as 24 horas do dia em três partes: oito horas para o trabalho, oito para o lazer e outras oito para o sono. Mas ele próprio reconhece que isso está cada vez mais distante de acontecer. Pesquisas do Grupo Catho, de São Paulo, mostram que um executivo chega a trabalhar mais de 12 horas por dia no Brasil. Quanto mais alta sua posição na hierarquia da empresa, maior a jornada. Resultado: mesmo com toda a campanha contra o estresse promovida pelos organismos de saúde, cerca de 40% dos executivos brasileiros sofrem desse mal atualmente. Entre as mulheres, o problema é ainda maior. Além de trabalharem tanto quanto os homens, muitas delas são responsáveis pelos afazeres domésticos. Um levantamento do instituto de pesquisas CPM Research comprova que, diariamente, a mulher urbana brasileira desempenha, em média, mais de 50 atividades. Inevitavelmente, conclui o estudo, ela acaba transferindo seu lazer, hobbys e entretenimento para o único horário disponível – entre 6h e 8h da manhã. “Sua vida profissional está evoluindo, mas a um preço caro: está mais solitária e suas prioridades pessoais foram colocadas em segundo plano”, avalia Oriana White, pesquisadora da CPM Research. Metas definidas – Por incrível que pareça, a saída para se livrar da falta de tempo não é só diminuir as horas de trabalho. Especialistas em gerenciamento do tempo pregam que a solução é saber dedicar os momentos livres, por poucos que sejam, a tudo que for realmente importante na vida – ao invés de ficar plantado à frente da televisão ou apenas dormindo. Muitas vezes, garantem, o que parece um merecido descanso é simples perda de tempo, desperdiçado em atividades que não acrescentam nada à rotina. É por isso que, atualmente, boa parte dos livros sobre administração das horas deixou de tratar apenas da jornada de trabalho – embora o escritório continue sendo a principal fonte de reclamações dos que “não têm tempo”. Dois desses livros, em especial, oferecem o que há de mais completo sobre o assunto. Um se chama First Things First, do americano Stephen Covey (Editora Campus, 453 páginas). O outro é O Que Mais Importa, do também americano Hyrum Smith (Editora Best-Seller, 296 páginas). Juntos, Covey e Smith ensinam que o tempo só é bem administrado a partir do momento em que se tem a resposta para duas perguntas: “quem sou eu?” e “quais são as metas importantes para a minha vida?”.  Wagner, da PowerSelf: tudo  na agenda Os métodos de Covey foram criados no final da década de 80, após o autor analisar alguns livros sobre como lidar com o relógio. Ele percebeu que a maioria das obras ensinava simplesmente a organizar e despachar os afazeres profissionais com mais rapidez, como se a falta de tempo fosse um problema restrito ao ambiente de trabalho. Resultado: as pessoas economizavam tempo, mas não sabiam o que fazer com ele. Muitas vezes, relata Covey, usavam os minutos extras para resolver pendências esquecidas na gaveta e, assim, mofavam no escritório até tarde da noite. Hoje, qualquer empresário disposto a dedicar seu tempo ao que é realmente importante já seguiu para a etapa do gerenciamento de tempo eficaz: a de se planejar para alcançar todas essas metas pessoais e profissionais. Jorge Gerdau: compromissos classificados conforme a importância Prioridades primeiro – Um bom planejamento é a base de qualquer sistema de administração do relógio. O problema é que, geralmente, as pessoas não sabem como planejar. Muitas acham que basta listar os afazeres do dia e ir rabiscando ‘o.k.’ ao lado de cada um, à medida que são concluídos. O caminho não é esse. “Para fazer um bom planejamento, o primeiro passo é definir qual é a prioridade de cada tarefa. E reservar sempre mais tempo àquilo que é prioritário para você ou para sua empresa”, aconselha Mozart Pereira dos Santos, diretor executivo da Fundação Dom Cabral, uma das principais escolas de executivos do Brasil. Nem é preciso muito esforço. Um estudo da Universidade de Bradford, na Inglaterra, mostra que as pessoas gastam, em média, meros 15 minutos para concluir um planejamento semanal. Atualizar uma agenda costumeiramente usada é ainda mais rápido: 10 minutos diários. Para tornar tudo mais fácil, vale também classificar as pendências conforme uma convenção qualquer. O empresário Jorge Gerdau Johannpeter, por exemplo, tem sua própria convenção. Todas as manhãs, ele dedica alguns minutos a planejar os compromissos do dia. “Divido cada um de acordo com o grau de importância”, revela o executivo. “A” são as tarefas prioritárias, que somente ele pode cumprir. “AA” são as que têm lá seu peso, mas podem ser adiadas ou delegadas a alguém. E, finalmente, “AAA” é a classificação dada aos afazeres dos quais Johannpeter trata de se livrar. “O mais importante é feito primeiro”, resume Johannpeter. Um dos “ladrões de tempo” mais comuns é a desorganização das informações importantes para o trabalho. Estudos revelam que as pessoas perdem, em média, 28 minutos por dia à procura de papéis, números de telefone, lembretes ou simples reportagens que gostariam de ler. Felizmente, o problema é fácil de se resolver. “A saída é guardar todas essas informações de referência num único lugar. De preferência, em uma agenda que a pessoa carregue sempre consigo”, indica Jaime Wagner, presidente da PowerSelf, empresa que vende cursos e agendas especiais para gerenciamento do tempo. Só isso, afirma, já elimina parte considerável daqueles papelotes e post-its grudados no monitor do computador.