Descrição Power Tasks

Power Tasks é um gerenciador de listas de tarefas simples e fácil de usar, desenvolvido com características únicas para ajudá-lo a melhorar muito a sua produtividade e evitar os três erros da administração do tempo:
Marcar hora para tudo = rigidez e mau humor.
Deixar tudo sem data = sensação de impotência e falta de foco.
Tentar fazer tudo imediatamente = esquecimento, confusão e ansiedade.

Tarefas x Horários

O primeiro erro é marcar tarefas num Calendário. Encontros precisam ter hora marcada, envolvem o compromisso de estar num lugar numa determinada hora e devem sim ser marcados no Calendário. Outra coisa é o compromisso de fazer uma tarefa.
Pode haver prazo, mas não há hora para iniciar. O início depende de iniciativa e deve ocorrer bem antes do prazo.

Tarefas devem ser agendadas ou anotadas em Listas. Agendar tarefas como horários, estimando hora de início e duração, cria uma rigidez desnecessária, que não funciona na prática devido ao volume de demandas e resulta em mau humor generalizado.

Agendar uma tarefa significa definir uma Data de Ataque para ela. Com isso, a tarefa passa a fazer parte da lista das tarefas agendadas para a mesma data.

A Data de Ataque é quando se vai tentar fazer aquela ação, priorizando-a contra as outras tarefas daquele dia, sem marcar hora, apenas seguindo a ordem das prioridades.

O Power Tasks permite a visualização e o gerenciamento das Listas de Tarefas:

• De qualquer dia, particularmente a de Hoje,
• Futuras,
• Pendentes,
• Concluídas, e
• Descartadas.
  

A base é a lista de Hoje. No exemplo ao lado, a data corrente era 12/03/2011.

Todas as listas do Power Tasks apresentam três campos: Status, Prioridade e Descrição. Tocando em cada um deles, respectivamente, abrem-se as respectivas telas para definir o status, a prioridade e os detalhes da tarefa. A tela que mostra os detalhes de uma tarefa existente é semelhante à tela para a definição de uma nova tarefa.

Navegação

Em todas as Listas, o botão   Início   no topo da tela à esquerda leva para a tela Início, de onde se pode visualizar o número total das tarefas nas listas:

• Hoje, com todas as tarefas agendadas para a data corrente, bem como aquelas agendadas para dias anteriores e não concluídas (mostradas em vermelho).
• Futuras, contendo todas as tarefas futuras;
• Pendentes, com todas as tarefas sem data definida;
• Concluídas, contendo todas as tarefas concluídas ordenadas por data de conclusão;
• Descartadas, com todas as tarefas descartadas ordenadas por data de descarte.

Também se pode ir diretamente para a Lista de Tarefas de um determinado dia tocando no ícone de Calendário, na parte de baixo da tela.

Ordenação

Todas as listas podem ser ordenadas por Status ou por Prioridade, tocando os botões na linha superior.

A lista Futuras permite ainda a ordenação por Data.

A ordenação por status é a seguinte:

• Nenhum,
• Em Andamento,
• Delegada.

Agendando uma Tarefa no Power Tasks

Em qualquer tela, tocando no botão {+}, abre-se a tela de Nova Tarefa.

• Descreva o objetivo da tarefa tocando no campo Descrição. (Abre a janela Descrição).
• Toque no campo Data de Ataque, caso queira trocá-la. (Abre a janela Data de Ataque).

O campo Notas é uma extensão da Descrição, usado só caso necessário. (Abre a janela Notas).
Caso a tarefa seja recorrente (pagamentos mensais, por exemplo) defina o período tocando no campo Repetir. (Abre a janela Repetição).
Para definir um alarme sonoro, toque no campo Alerta  (Abre a janela Alerta). Só programe um Alerta excepcionalmente para ser lembrado de fazer uma tarefa em determinado horário. Definir um Alerta equivale a marcar uma hora para a tarefa no Calendário e fazê-lo sempre seria marcar hora para tudo.

Tarefas Simples e Complexas

O segundo erro é tentar fazer tudo na hora. Ação é uma tarefa simples que se pode fazer sozinho: telefonar, redigir, ler e analisar correspondências ou relatórios. A reação natural é fazer imediatamente. Tudo bem, se puder ser feita em menos de três minutos. Se for um pouco mais demorada é melhor agendá-la numa Data de Ataque com folga em relação ao seu prazo ou colocá-la na lista de tarefas Pendentes (sem data).
Projeto é uma tarefa complexa. Não pode ser feita imediatamente, pois precisa ser analisada, isto é, dividida em tarefas mais simples. Não adianta agendá-la num dia, pois será passada para o dia seguinte. É melhor deixá-la como Pendente. Projetos devem ser analisados até chegar às ações imediatas que o encaminham. Estas sim devem ser colocadas numa Data de Ataque.
Na lista de tarefas Pendentes convém separar os projetos, que requerem análise, das ações, que requerem apenas decisão.

Pendências

O terceiro erro é deixar todas as tarefas como pendências sem data.  Olhar todos os dias para uma lista de pendências sempre crescente prejudica o foco e gera sensação de impotência.
Pendência é uma tarefa cuja Data de Ataque não foi definida ou está vencida. Dizer que pendência é “algo que não foi feito” não é correto, pois inclui as tarefas agendadas para datas futuras. Embora uma ação agendada ainda não tenha sido feita, já há uma decisão a respeito dela: até a data de ataque ela deve ser esquecida, não há nada a fazer.
Há dois tipos de pendências:

• Indefinidas – não se sabe o que fazer ou não se decidiu quando. Aparecem na tela Pendentes do Power Tasks.
• Vencidas – deveriam ter sido iniciadas e não o foram (Data de Ataque no passado). No Power Tasks elas aparecem em vermelho na Lista de hoje.

Podemos ainda dividir as pendências em simples e complexas, como vimos (Tarefas Simples e Complexas).

Pendências Indefinidas

As pendências indefinidas aparecem na tela “Pendentes” do Power Tasks.
Pendências indefinidas complexas são usuais. São o que chamamos de Projetos. A Descrição da tarefa deve conter claramente o objetivo final do projeto. Analise qual a próxima ação a ser feita para encaminhar aquela tarefa e descreva-a no campo Notas. Você pode então agendar a tarefa na data em que pretende fazer.
Idealmente, pendências indefinidas simples, ou seja, Ações pendentes, não deveriam existir. Basta decidir a Data de Ataque de uma tarefa e ela sai da lista “Pendentes” e vai para a Lista do respectivo dia.

 

Como colocar uma tarefa como Pendente

Uma tarefa pode ser transformada numa Pendência de duas maneiras:
Tocando no campo Status e selecionando a opção  ê  (Pendente);
Tocando no campo Data de Ataque

Pendências Vencidas

As pendências vencidas aparecem em vermelho na Lista de hoje do Power Tasks.
Para eliminar pendências vencidas verifique que tipo de prazo se trata.
Se apenas a Data de Ataque passou, basta re-agendar a tarefa para hoje ou para um dia futuro. Evite re-agendar tudo para hoje para não transformar a sua lista de hoje numa lista de pendências.
Se o prazo limite já passou e era fatal, realmente não adianta mais fazer a tarefa. Descarte a pendência, pois você já incorreu na perda: “o que não tem solução, solucionado está”. 
Se o prazo vencido era um compromisso, mas não era fatal, basta renegociá-lo para não perder crédito e re-agendar a tarefa para uma data de ataque conveniente.

Priorização ABC

A priorização dá foco e aumenta o poder de realização pela concentração de energia vital da mesma forma que um feixe de raios laser tem mais poder por concentrar energia luminosa.
O método de ABC mobiliza a priorização pela consciência, mais do que pelo medo da perda.
Prioridade significa ordenação. A priorização ABC define a prioridade em três classes de tarefas:

A. Precisam ser feitas;

B. Devem ser feitas;
C. Podem ser feitas;

Outra interpretação para a classificação ABC é relacionada a importância e urgência

A. mportante e urgente;
B. Importante, mas não urgente;
C. Não importante;

Prioridade e Contexto

Embora a classe ABC diga respeito à tarefa isoladamente, sua ordem dentro da classe depende do contexto, isto é, da Lista dentro da qual ela está sendo avaliada.
Assim, no Power Tasks a definição da prioridade não faz parte dos detalhes da tarefa, mas é definida dentro de cada Lista.
Quando se muda a Data de Ataque de uma tarefa, ela mantém a classe, mas perde o número de ordem que tinha na Lista anterior.

As tarefas sem número de ordem sempre aparecem em primeiro lugar nas Listas ordenadas por prioridade.

Tocando no campo Prioridade de uma tarefa em uma Lista do Power Tasks, abre-se uma sub-janela para a definição da prioridade combinada (Classe ABC + Ordem 123).

A lista fica visível na parte superior e pode ser rolada para consulta. Em cada classe são mostrados os números de ordem já disponíveis na Lista.

Caso seja selecionado um número já existente, uma mensagem de confirmação é exibida. Se a escolha for confirmada, o Power Tasks recalcula a ordem das tarefas posteriores.

Da mesma forma, os números de ordem são recalculados se uma tarefa é movida para outro dia.

Status

Em todas as listas de tarefas, tocando no campo Status (primeiro botão à esquerda) abre-se a tela Status. Tocando nos símbolos de status ocorrem os seguintes efeitos.

Nenhum

Mostra a tarefa sem status.

Reagendar

Abre tela [Data de Ataque] para alterar a data de ataque da tarefa. A tarefa deixa de constar na lista que estava sendo visualizada e vai para a nova data.

Concluída

Marca como completada e a Data de Ataque é atualizada para a data corrente.

Pendente

Retira a data de ataque da tarefa, transformando-a numa pendência. O efeito é o mesmo que definir a Data de Ataque = Nenhuma.
A tarefa deixa de aparecer na lista em que estava e passa a ser visualizada na tela [Pendentes].

Descartar

Aparece uma mensagem pedindo a confirmação de exclusão e a Data de Ataque é atualizada para a data corrente.
As tarefas descartadas não são eliminadas do sistema e podem ser visualizadas na tela [Descartadas]. Se você mudar de ideia sobre o descarte de uma tarefa, basta reagendá-la ou alterar o seu status.
Na tela [Configuração] você determina por quanto tempo quer manter as tarefas descartadas até a sua eliminação definitiva.

Delegada

Use esse status sempre que delegar a execução de uma tarefa a alguém ou estiver dependendo da resposta de alguém para dar continuidade à tarefa. Lembre que você delega o esforço, mas não a responsabilidade. Uma tarefa delegada ainda precisa ser acompanhada e cobrada. De fato, uma tarefa delegada é um caso especial de uma tarefa em andamento, na qual o esforço de dar continuidade não é seu, mas a responsabilidade é.
Se a chave de ordenação escolhida é o status, a tarefa irá para o fim da lista.

Em andamento

Use esse status sempre que já tiver iniciado e precise fazer alguma coisa para conseguir terminar.

Configurações

Na tela de Configurações pode-se alterar os padrões de exibição e descarte do Power Tasks.
Para ir para esta tela, basta tocar no ícone da engrenagem, que aparece na tela Início, em baixo à direita.
O padrão é ocultar as tarefas concluídas, embora todas as listas tenham um botão que permite mostrar / ocultar as tarefas concluídas. Aqui você pode inverter o padrão.
O padrão do Power Tasks é manter as tarefas concluídas ou descartadas por um ano a partir da respectiva data de conclusão ou descarte.
Aqui pode-se alterar este padrão para as seguintes outras opções:
Nunca descartar – manter indefinidamente. ALERTA: embora, na prática, dificilmente se chegue aos limites de armazenamento do IPhone, eles existem.
Manter apenas por uma semana ou um mês.